Assistant de direction / appui CEVU (F/H)

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction

Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Description du poste :

Mission principale : Assister le Directeur de la DGSA FAR / le Directeur et la Directrice adjointe de la DES et apporter l’aide nécessaire au Vice-Président du CEVU dans la gestion et l’organisation du Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire et des commissions afférentes Mission 1 : Assister le Directeur de la DGSA FAR / le Directeur et la Directrice adjointe de la DES : Organiser et gérer les agendas Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser Traiter et diffuser des informations internes et externes Organiser les réunions et leurs aspects logistiques, rédiger les relevés de décisions Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative Classer, pré-archiver les documents Mission 2 : Assurer l'appui au Vice-Président du CEVU dans la préparation des conseils et assurer la gestion du CEVU Contribuer à l'élaboration des documents soumis au vote des conseils : dossier-type de demande d'accréditation, règlement des études, calendrier universitaire, chartes liées à la scolarité, collecte des modalités de candidature Gérer l'organisation matérielle et logistique des CEVU Assurer l'envoi des ordres du jour et des convocations Vérifier la régularité des conseils (quorum, vote, etc.) Participer au conseil, prendre des notes, rédiger les relevés de décision, les délibérations et les diffuser Assurer le lien avec le secrétariat de la Présidence et la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles Suivre les décisions en lien avec les services de l'Université Mission 3 : Assurer le suivi de l'application OS-ticket pour la gestion des réclamations /recours en lien avec le Vice-Président du CEVU Vérifier la régularité des demandes de réclamations/recours Consulter les composantes et assurer le suivi des réponses aux étudiants lorsque c'est nécessaire Préparer les réponses en lien avec le VP CEVU et le Directeur de la DES Informer les étudiants des décisions et assurer le suivi de la décision avec les services gestionnaires Mission 4 : Assurer la gestion et le suivi des commissions (commission pédagogique du CEVU, exonération des droits d'inscription, commission engagement étudiant, césure, etc.) Enregistrer les demandes dans les tableaux de bord pour les commissions Convoquer les commissions et préparer les documents utiles à la prise de décision Participer aux réunions et aux commissions, enregistrer les décisions Préparer les courriers réponses et les soumettre à la signature de la Présidente de l'Université --> Suite de la description en suivant le lien de candidature

Compétences CONNAISSANCES ET SAVOIRS - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat - Techniques d'élaboration de documents - Techniques de communication - Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et des Universités SAVOIR FAIRE OPÉRATIONNELS - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Maitriser les techniques de communication orale et écrite et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique - Mettre en œuvre une démarche qualité - Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Apogée, Parcoursup, Etudes en France, eCandidat, Mon Master) SAVOIR ÊTRE - Autonome - Capacité d'anticipation et d’adaptation - Discrétion - Rigueur/ Fiabilité - Très bon sens relationnel - Calme - Sens de l'écoule - Sens du service public Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables Une expérience en tant qu'assistante de direction serait un plus