Assistant de direction - coordination et pilotage

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction

Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Description du poste :

En binôme avec une autre assistante de direction, vous assurez cinq missions complémentaires : 1/ Assurer un appui exécutif de haut niveau à la direction et aux membres du COMEX (12 personnes) Vous accompagnez la direction et les membres du COMEX dans leur fonctionnement quotidien : Préparer les dossiers, notes, courriers et présentations nécessaires aux réunions et instances de gouvernance Coordonner les agendas, réunions, déplacements et événements institutionnels Assurer le suivi des courriers, parapheurs électroniques et circuits de validation Gérer les relations avec les interlocuteurs internes et externes de la direction Organiser, classer et mettre à disposition la documentation utile à la continuité d’activité 2/ Organiser l’anticipation et sécuriser l’activité de la direction Au-delà de la gestion quotidienne, vous exercez un véritable rôle de planification et d’anticipation : Détecter les risques de conflits d’agenda, de calendrier ou de disponibilité et anticiper les conditions de participation aux réunions Préparer en amont les échéances sensibles et les événements structurants Coordonner la mobilisation des acteurs concernés afin de réunir les informations nécessaires à la prise de décision Veiller à ce que chaque rendez-vous, réunion ou déplacement soit préparé et sécurisé 3/ Coordonner et piloter les échéances collectives Vous assurez le suivi transversal de nombreuses sollicitations adressées à la DNUM : Assurer le suivi des demandes du Secrétariat général, des inspections, des juridictions, du Parlement et des autorités administratives indépendantes Planifier les contributions attendues, assurer les relances et suivre leur avancement Identifier et signaler les risques de retard ou de blocage Élaborer et actualiser des tableaux de suivi permettant à la direction de disposer d’une visibilité sur l’avancement des travaux 4/ Concevoir et améliorer les processus de fonctionnement Disposant d’une vision transverse de l’activité, vous contribuez activement à l’amélioration continue de l’organisation : Formaliser et documenter les procédures de fonctionnement du cabinet et harmoniser les pratiques du binôme d’assistance Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant à fluidifier les échanges, à sécuriser les activités et à faciliter le fonctionnement collectif Contribuer à la continuité de service et à la capitalisation des connaissances 5/ Mettre le numérique au service de l’organisation Particulièrement à l’aise avec les outils numériques, vous exploitez leurs possibilités pour simplifier les processus, fiabiliser le suivi des activités et améliorer les méthodes de travail : Concevoir et structurer des outils numériques de suivi et de pilotage Créer des modèles, tableaux de bord et supports de reporting adaptés aux besoins de la direction Identifier et mettre en œuvre des automatisations simples permettant de réduire les tâches répétitives Accompagner la direction dans l’adoption de nouveaux outils

Expérience professionnelle Au moins 10 ans d’expérience dans des fonctions d’assistance de direction auprès de cadres dirigeants ou de responsables de haut niveau Expérience significative dans une administration publique ou un environnement institutionnel complexe Expérience démontrée dans l’organisation, la coordination et l’amélioration des modes de fonctionnement collectifs Appétence forte pour le numérique et les enjeux de transformation Connaissances Techniques d’assistance de direction de haut niveau Fonctionnement des administrations et des circuits décisionnels Techniques d’organisation et de gestion des priorités Méthodes de formalisation des procédures Outils bureautiques et collaboratifs avancés Techniques de communication écrite et orale Savoir-faire Organiser et orchestrer simultanément de multiples activités et échéances Anticiper les besoins de la direction et détecter les situations à risque Structurer des processus et définir des méthodes de travail Concevoir des outils de pilotage, de suivi et de reporting Hiérarchiser et filtrer un volume important d’informations Produire des synthèses claires et opérationnelles Exercer un rôle de conseil, d’alerte et de facilitation Utiliser de manière avancée les outils numériques pour gagner en efficacité Savoir être Sens aigu de l’anticipation et de l’organisation Capacité à structurer, simplifier et fluidifier les modes de fonctionnement Excellente gestion des priorités et du temps Autonomie, discernement et esprit d’initiative Rigueur et fiabilité dans l’exécution Aptitude à travailler dans un environnement exigeant et à forte réactivité Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service Discrétion professionnelle absolue Esprit d’équipe et sens du collectif