SECRETAIRE DE DIRECTION H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction

Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Description du poste :

Les objectifs : Sous l'autorité de l'Agent comptable, la ou le secrétaire de direction assure le fonctionnement administratif, budgétaire et communicationnel de l'agence comptable. Elle/Il contribue à la qualité des relations internes et externes, à la sécurisation des processus, et à la fluidité de l'activité de l'agence comptable.

Les Missions:

1 - Secrétariat de direction - Gestion des agendas de l'Agent comptable et du Fondé de pouvoir (Limoges) et organisation logistique des réunions, - Programmation et participation au CODIR de l’AC, - Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de documents administratifs, - Gestion des délégations de signature, - Mise à jour de l'organigramme, du plan d'occupation des bureaux et de la signalétique,

2. Suivi budgétaire : En lien étroit avec la DFJL : - Contribution à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget de l’AC, - Réception des factures fournisseurs sur CHORUS PRO, liquidation des factures sous PEP Prémium, création et suivi des fournisseurs, RAE et engage-ments juridiques.

3. Gestion des frais de déplacement:

Pour les encadrants de Limoges et de Montreuil : - Organisation des déplacements (réservations de transport et des nuitées), - Contrôle des pièces justificatives. Pour les agents : - Contrôle de l'OMI avant validation du N+1, - contrôle des justificatifs de frais avant validation du service fait par le N+1.

4. Communication:

- Élaboration du plan de communication de l’AC, - Rédaction, relecture et valorisation des contenus liés aux missions de l’AC, - Contribution à l'Intranet (MyASP) en lien avec la Mission de la communication et des études (MCE)

5. Gestion du temps : Référent (E) Sciforma: - Conseiller les chefs de saisir, s’assurer des saisies dans l’outil, établir les statistiques, participer aux comités de suivi ; - Être force de proposition.

Savoirs Bureautique et outils collaboratifs Environnement administratif et institutionnel Systèmes d'information et outils numériques.

Savoir-faire Accueillir, informer et orienter Organiser, planifier et prioriser les activités Analyser et traiter l'information Travailler en équipe et en transversalité Respecter les délais et les procédures Gérer des situations complexes ou sous contrainte.

Savoir-être Aisance relationnelle Autonomie et sens de l'organisation Rigueur et fiabilité Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité Adaptabilité et réactivité Esprit d'équipe

Géolocalisation du poste : 2 rue du Maupas 87000 LIMOGES

Niveau d'études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat